Laatst bijgewerkt op: [12 april 2025]

Bij Fotostudio Kwinten hechten we veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, en wat uw rechten zijn.

1. Wie zijn wij?

Kwinten BV
Handelsnaam: Fotostudio Kwinten
Overwinningsstraat 56, 2830 Willebroek, België
BTW-nummer: BE0872475210
E-mail: info@kwinten.be
Tel: +32 3 886 65 44
Website: kwinten.be, zakelijk-profielfoto.be

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen onder meer volgende gegevens van u verwerken:

• Naam, voornaam

• Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres)

• Gegevens van websitebezoeken (IP-adres, cookies)

• Foto’s en beeldmateriaal genomen tijdens fotoshoots

• Informatie verstrekt via het boekingsplatform of contactformulier

• Facturatiegegevens

3. Hoe verzamelen wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden verzameld via:

• Het boekingsplatform (Acuity / Squarespace)

• Contactformulieren op onze websites

• E-mail- of telefoonverkeer

• Tijdens voorbereidingen of uitvoering van fotoshoots

• Webshopbestellingen

• Sociale media

4. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Klantenbeheer en opvolging

• Afsprakenplanning

• Uitvoering van de fotoshoot en nabewerking

• Facturatie en boekhouding

• Marketingdoeleinden (zoals e-mailcampagnes en sociale media)

• Gebruik in portfolio, sociale media of op websites (mits toestemming)

• Analyse van websitegebruik (cookies)

5. Toestemming voor gebruik van foto’s

Wij gebruiken uw foto’s enkel voor publicatie (website, sociale media, portfolio, enz.) indien u hiervoor mondeling of schriftelijk toestemming heeft gegeven.
U heeft het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Indien technisch mogelijk verwijderen wij de beelden van publicatie op uw verzoek.

6. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel gedeeld met:

• Interne medewerkers van Kwinten BV

• Onze boekhouder

• Onze marketingpartners

• Leveranciers van tools/diensten die wij gebruiken:

  • Odoo (ERP)

  • Acuity Scheduling / Squarespace (boekingsplatform)

  • Headshottools (beeldbeheer)

Wij zorgen ervoor dat al deze partijen zich houden aan de GDPR-wetgeving en een verwerkersovereenkomst ondertekenen indien nodig.

7. Cookies en websitegebruik

Onze websites maken gebruik van cookies voor analytische en marketingdoeleinden. Dit helpt ons om de gebruikerservaring te verbeteren en gerichte communicatie aan te bieden.

De volgende cookies kunnen worden geplaatst:

• Functionele cookies

• Statistische cookies (bv. via Google Analytics)

• Marketingcookies (bv. Facebook Pixel, META, LinkedIn tracking)

Bij het eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd of u hiermee akkoord gaat.

8. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens minstens 7 jaar, conform de wettelijke verplichting voor boekhouding.
Foto’s en contactgegevens kunnen langer bewaard worden indien ze gelinkt zijn aan ons beeldarchief of indien u klant blijft. U kunt te allen tijde vragen om uw gegevens of beelden te laten verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer bij te houden.

9. Sociale media

Wij zijn actief op Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube en andere platformen van META. Indien wij beeldmateriaal van u wensen te gebruiken op sociale media, vragen wij daarvoor uw toestemming. U kunt deze toestemming nadien intrekken.

10. Uw rechten

U hebt recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens

• Verbetering of verwijdering van gegevens

• Beperking van verwerking

• Overdraagbaarheid van gegevens

• Intrekking van eerder gegeven toestemming

• Indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

👉 Contacteer ons via info@kwinten.be als u van deze rechten gebruik wenst te maken.

11. Klachten of vragen?

Heeft u vragen over deze verklaring of wenst u een klacht in te dienen? Dan kunt u contact opnemen met ons via info@kwinten.be. U kunt ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.